Politique sur la protection des renseignements personnels
Une question de confiance
Éducaide est un fonds d’aide à l’éducation destiné à outiller les jeunes pour qu’à travers leur persévérance scolaire, ils puissent atteindre leur plein potentiel et participer activement à bâtir la société à laquelle ils aspirent. Éducaide souhaite ainsi que les jeunes persévèrent, qu’ils prennent en main leur avenir et qu’ils aient accès aux ressources pour atteindre leur plein potentiel et contribuer à la société de demain.
En tant qu’organisme de bienfaisance fondé en 2002, Éducaide récolte du financement afin de permettre à des jeunes qui sont motivés de ne pas être pénalisés par des moyens financiers réduits afin que tous, sans exception, puissent être en mesure de poursuivre leur parcours scolaire et ainsi connaître la réussite qu’ils méritent. En ce sens, Éducaide recueille et utilise quotidiennement des renseignements afin de pouvoir exercer ses activités et offrir ses services adéquatement.
La protection des Renseignements personnels et la confidentialité sont des priorités pour Éducaide. Les Renseignements personnels recueillis auprès des boursiers et donateurs sont administrés rigoureusement afin d’en garantir la confidentialité, la sécurité, l’intégrité et l’exactitude.
La présente politique décrit comment Éducaide protège les Renseignements personnels qu’il recueille, détient et utilise dans l’exercice de ses activités et de ses prestations de services de bienfaisance.
1. Définition d’une Renseignement personnel
Tout renseignement au sujet d’une personne physique, permettant de l’identifier directement ou indirectement, constitue un Renseignement personnel, et ce, peu importe la nature et la forme du support utilisé, qu’il soit écrit, graphique, sonore, visuel, informatisé ou sur tout autre support.
Les Renseignements personnels recueillis par Éducaide varient selon les fins pour lesquelles ils sont collectés. Seulement les Renseignements nécessaires pour les fins auxquelles ils sont recueillis seront collectés par Éducaide.
2. Fins de la collecte des Renseignements personnels
Éducaide s’engage à déterminer, avant la collecte de Renseignements personnels auprès de ses boursiers et ses donateurs, les fins auxquelles ceux-ci seront utilisés. Toute personne mandatée par Éducaide pour recueillir des Renseignements personnels doit être en mesure d’expliquer l’utilisation qui sera faite de ces renseignements.
La collecte de Renseignements personnels auprès d’un boursier et d’un donateur se fait par le biais des différents formulaires, sur support papier ou informatique, comme suit :
- à l’inscription d’événements spéciaux, d’événements-bénéfices, de prestation de services de bienfaisance, de bénévoles, de fournisseurs et de l’infolettre ;
- lors d’un don à notre organisme, quel que soit la forme ou la nature de votre don ;
- Lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme ;
- Au cours de la prestation de services que nous vous rendons ;
- Lors d’échanges par courrier, courriel, en personne ou téléphone.
Ces documents indiquent clairement les fins de la collecte de Renseignements personnels par Éducaide.
Nous pouvons communiquer avec un boursier et/ou ses parents ou tuteurs légaux par téléphone, courrier électronique ou courrier postal, en utilisant les coordonnées dont nous disposons à son dossier et selon les préférences dont il nous a fait part.
Nous collectons également des informations accessibles au public notamment sur les plateformes publiques, y compris notre site Internet et les réseaux sociaux.
3. Obtention du consentement
Éducaide, par l’entremise de ses responsables désignés, ne recueille et n’utilise les Renseignements personnels des boursiers qu’après avoir obtenu au préalable leur consentement écrit.
Éducaide doit obtenir le consentement écrit d’un parent ou d’un tuteur légal afin de pouvoir recueillir les Renseignements personnels d’un boursier de moins de 14 ans. Le consentement du mineur âgé de 14 ans sera quant à lui recueilli directement auprès de cette personne. Dans certaines circonstances, il se peut que le consentement du Client soit accordé verbalement ou par courriel.
Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants de moins de 14 ans ont fourni des Renseignements personnels sans votre consentement, veuillez contacter dès que possible la personne responsable de la protection des renseignements personnels mentionnée à l’article 8 de la présente Politique de confidentialité. Si Éducaide apprend que des Renseignements personnels d’enfants mineurs ont été recueillis sans vérification du consentement parental, des mesures pour destruction seront effectuées sur nos serveurs.
Si Éducaide doit collecter des Renseignements personnels auprès d’un tiers, il ne peut le faire que s’il a obtenu le consentement de la personne concernée ou de son parent/tuteur par le Renseignement personnel.
Sous réserve du respect des lois en vigueur, les boursiers et/ou leurs parents ou tuteurs ainsi que les donateurs peuvent retirer leur consentement relatif à l’utilisation de leurs Renseignements personnels en transmettant un avis écrit à cet effet à Éducaide. Le cas échéant, Éducaide doit informer la personne concernée des conséquences d’un tel retrait.
4. Responsabilité
Éducaide est également responsable de faire respecter tant la législation en matière de protection de Renseignements personnels que la présente politique par tous les employés, mandataires, fournisseurs de services, bénévoles qui sont susceptibles de collecter, d’utiliser ou d’avoir accès aux listes et bases de données qui contiennent les Renseignements personnels de ses boursiers et donateurs, notamment à des fins de sollicitation, de contributions financières ou autres.
5. Accès aux Renseignements personnels
Éducaide exerce un contrôle strict sur les accès aux Renseignements personnels de ses boursiers et ses donateurs. Ainsi, seuls les employés, bénévoles, partenaires ou fournisseurs de services qui ont un réel besoin de consulter ou de modifier les Renseignements personnels des boursiers et des donateurs peuvent y accéder. Aucun accès injustifié aux Renseignements personnels n’est toléré.
Le Responsable de la protection des Renseignements personnels veille à l’application de la présente politique et s’assure de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection des Renseignements personnels détenus par Éducaide. Lorsque celui-ci doit divulguer des Renseignements personnels à un tiers, par exemple, à un fournisseur de service ou à un partenaire, il ne lui divulgue que ceux nécessaires à l’exécution de son mandat et doit lui imposer des obligations en matière de protection des Renseignements personnels qui ont au moins la même teneur que celles prévues dans la présente politique.
Éducaide s’efforce d’appliquer les principes dégagés par la présente politique à l’ensemble de ses activités et à instaurer des processus visant à en assurer le respect, tant par les employés, les bénévoles et les partenaires qui sont quotidiennement sensibilisés à l’importance de la protection des Renseignements personnels.
6. Limitation de la collecte et utilisation des Renseignements personnels
Éducaide ne doit collecter auprès de ses boursiers et ses donateurs que les Renseignements personnels qui sont nécessaires à ses activités.
Les Renseignements personnels demandés aux boursiers et aux donateurs sont ceux qui permettent à Éducaide de remplir ses obligations en matière de connaissance des boursiers, afin de pouvoir leur fournir les services de bienfaisances.
Éducaide s’engage à procéder de manière honnête et licite à la cueillette, à l’utilisation et à la conservation des Renseignements personnels de ses boursiers et ses donateurs.
Éducaide conserve les Renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins auxquelles ils ont été recueillis et conformément aux obligations légales et règlementaires. Une fois les fins atteintes, Éducaide procède à la destruction ou l’anonymisation des Renseignements personnels, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
L’anonymisation est une alternative à la destruction et n’est possible qu’à des fins sérieuses et légitimes (ex. : à des fins statistiques). Un Renseignement personnel est considéré comme « anonymisé » lorsqu’il ne permet plus, de manière directe ou indirecte d’identifier la personne concernée. Cette action est irréversible.
7. Exactitude des renseignements
Éducaide s’engage à faire tout ce qui est en son pouvoir pour s’assurer de l’exactitude des Renseignements personnels qui lui sont confiés, notamment lorsque les formulaires sont remplis par le boursier ou son parent/tuteur.
Les Renseignements personnels détenus par Éducaide ne seront toutefois pas systématiquement mis à jour à moins que les services pour lesquels ils sont requis ne l’exigent.
N’hésitez pas à communiquer avec Éducaide pour nous informer des changements concernant vos Renseignements personnels ou pour vous assurer de leur exactitude.
8. Demande d’accès et de rectification
La politique d’Éducaide concernant la protection et l’utilisation des Renseignements personnels est accessible sur simple demande et est disponible sur le site Internet d’Éducaide.
Éducaide s’engage également à informer toute personne de la détention de Renseignements personnels qui la concernent, de l’utilisation qui en est faite et de son droit à les consulter.
Les employés d’Éducaide doivent être en mesure de répondre aux questions et aux préoccupations des boursiers et de leurs parents/tuteurs au sujet des Renseignements personnels qui sont recueillis ou qui sont utilisés pour la gestion de leur dossier. Si la réponse reçue ne satisfait pas les attentes d’un requérant, ce dernier peut contacter la personne responsable de la protection des Renseignements personnels identifiée ci-dessous afin de recevoir de plus amples renseignements.
Toute personne concernée a le droit de contester l’exactitude de ses Renseignements personnels et de demander qu’une rectification leur soit apportée.
Éducaide s’engage à répondre avec diligence aux demandes de communication de Renseignements personnels ainsi qu’aux demandes de rectification.
Les demandes d’accès aux Renseignements personnels détenus par Éducaide et les demandes de rectification doivent être transmises par écrit à l’adresse suivante :
Mme Mélanie Kéroack
Directrice générale
Fonds d’aide à l’éducation, Éducaide
Centre d’affaires Henri-IV
1035, avenue Wilfrid-Pelletier, bureau 580
Québec (Qc) G1W 0C5
Courriel : prp@educaide.ca
9. Vérification de l’identité
Lorsqu’un boursier ou son parent/tuteur fait une demande pour accéder aux informations recueillies ou pour y apporter une modification, les employés d’Éducaide doivent, au préalable, identifier le requérant avec certitude, selon les pratiques généralement reconnues et recommandées par l’industrie.
10. Mécanisme de traitement des plaintes
Les personnes concernées peuvent présenter une plainte concernant la protection des Renseignements personnels en communiquant avec la personne responsable de la présente politique identifiée à l’article 8 ci-dessus.
11. Mesures de sécurité (vol et perte)
Éducaide a mis en place des mesures de sécurité matérielles, organisationnelles et technologiques afin de réduire au maximum les risques de vol, de perte, de communication indue ou de modification non autorisée des Renseignements personnels.
Éducaide révise périodiquement ces mesures afin d’être à jour et d’offrir la meilleure protection possible relativement à la protection de leurs Renseignements personnels.
12. Modification à la politique
Éducaide révise périodiquement sa politique de protection des Renseignements personnels pour s’assurer qu’elle se conforme aux plus hautes normes en la matière.
Éducaide s’engage à la rendre disponible, ainsi que toute modification qui y est apportée, sur son site Internet (www.educaide.ca) dans un délai raisonnable.